Слайд 47 2.3. Основные признаки документа

В документоведении основным объектом исследования и исследования является документ в всех формах его представления.

Процессы исследования и исследования документа как предмета, являющегося результатом осознанной людской деятельности, строятся на базе общенаучных, личных и особых мето­дов, также использования общефилософских категорий.

Слайд 47-1Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качество Слайд 47 2.3. Основные признаки документа документа», под которым понимается совокупа присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов, сделанных человеком.

Признак документа — показатель (параметр, атрибут), по которому может быть найти тот либо другой предмет, как документ (см. подразд. 2.1).

Слайд 48Признаки документа подразделяют на наружные и внутренние.

Слайд 49Наружные признаки документа Слайд 47 2.3. Основные признаки документа — признаки, отображающие форму и размер документа, носитель инфы, метод записи, элементы дизайна (реквизиты).

Слайд 50К внутренним признакам документа можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу.

Определенный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью, но существует определенная группа частей, присущих хоть какому документу, так как определяет Слайд 47 2.3. Основные признаки документа его юридическую силу, т.е. позволяет его идентифицировать конкретно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство; наименование вида документа; датирование; удостоверение, — которые в совокупы с формой и размером документа, методом документирования и применяемым носителем документированной инфы составляют документообразующие признаки.

Создателями (создателями документа) могут быть юридические и физические Слайд 47 2.3. Основные признаки документа лица. Юридическими создателями — создателями служеб­ных документов — являются учреждения, организации, предпри­ятия. Физические лица выступают создателями документов, состав­ленных от собственного имени. Такими документами могут быть личные письма, заявления, жалобы, предложения, рапорты.

Создатели могут быть личные и коллективные. Если документ составлен одним учреждением (предприятием) либо одним физическим лицом Слайд 47 2.3. Основные признаки документа, то он имеет личного создателя. Если документ разработан 2-мя либо более министерствами (организациями) либо физическими лицами, то создатель такового документа именуется коллективным.

В текущее время на официальных документах наименование организации, учреждения, являющейся создателем документа, указывается, обычно, на первом листе документа в левом верхнем углу. Оно должно вполне соответствовать Слайд 47 2.3. Основные признаки документа наименованию, закрепленному в учредительных документах данной орга­низации.

Если в учредительных документах закреплено сокращенное либо условное наименование организации, то оно пишется в скобках ниже полного. В документах должна быть указана подчиненность данной организации министерству, ведомству. Если организация подведомственна сразу нескольким органам управления либо публичным организациям, то указываются менее 3-х степеней подведомственности Слайд 47 2.3. Основные признаки документа.

Наименование организаций субъектов Русской Федерации, имеющих вместе с русским языком в качестве муниципального государственный язык, печатают на 2-ух языках: российском и государственном.

Наименование на зарубежном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Оно должно размещаться ниже наименования на российском языке.

Наименование структурного подразделения организации указывается Слайд 47 2.3. Основные признаки документа в этом случае, если оно является создателем данного документа; его располагают ниже наименования организации. Наименование организации — создателя документа — обычно указывается в именительном падеже.

Слайд 51Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов 1-го наименования, имеющих общее предназначение и единую структуру построения (к примеру, протоколы — один вид Слайд 47 2.3. Основные признаки документа, приказы — другой, отчеты — 3-ий и т.д.). Разновидность документа — более узенькое, личное понятие. Она детализирует, уточняет нрав деятельности, документируемой тем либо другим видом. К примеру, акт экспертизы, акт приемки, акт инвентаризации.

Указание вида документа — неотклонимый элемент его дизайна. Оно дает 1-ое, самое общее представление о документе, его мотивированном предназначении Слайд 47 2.3. Основные признаки документа, юридическом значении и нраве из­ложения инфы и определяет структуру его построения.

Одним из главных частей дизайна документа является датирование, которое обеспечивает ему сначала юриди­ческую и управленческую силу.

В документах выделяются авторские даты, к которым относят­ся даты составления и подписания документа.

Необыкновенную роль в характеристике документа играют Слайд 47 2.3. Основные признаки документа даты, отно­сящиеся к его содержанию. Документ может содержать даты ви­зирования, опубликования и вступления его в силу, также даты резолюций и служебных пометок. В процессе отработки докумен­та на нем проставляются даты поступления в компанию (уч­реждение), регистрации, рассмотрения, выполнения, печатания и др.

Огромное значение при оформлении документа имеет состав Слайд 47 2.3. Основные признаки документа его удостоверения. В него входят: подпись, печать и гриф утверждения.

Подпись на документе является неотклонимым элементом его дизайна. Она проставляется лицом, которое несет ответствен­ность за содержание данного документа.

В текущее время подпись официального документа состоит из наименования должности лица, его подписавшего, личной подписи, также инициалов и Слайд 47 2.3. Основные признаки документа фамилии.

Право подписи на официальных документах имеют только упол­номоченные должностные лица организации. Такие возможности определяются локальными нормативными актами (уставами, по­ложениями, приказами).

От имени организации документы, обычно, подписывают управляющий и его заместители (согласно приказу о распределе­нии обязательств).

Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право Слайд 47 2.3. Основные признаки документа подписи может предостав­ляться и другим сотрудникам организации.

На документах различных видов может ставиться различное количе­ство подписей.

Одна подпись ставится на документах, издаваемых единона-чально. Так, одним должностным лицом подписываются распоря­жения, доверенности, телефонограммы и другие документы.

Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц Слайд 47 2.3. Основные признаки документа либо структурных подразделений, то на нем ставятся две подписи и поболее. Так, гарантийные письма подпи­сывают управляющий организации и главный бухгалтер; трудо­вые договоры (договоры) подписываются работодателем и ра­ботником; акты проверок подписываются всеми членами комис­сии.

Во всех случаях подпись ставится непременно на первом эк­земпляре документа. По Слайд 47 2.3. Основные признаки документа мере надобности могут подписываться и другие его экземпляры.

Под лицом, подписавшим официальный документ, не всегда следует осознавать его создателя, потому что должностные лица, подпи­сывающем служебные документы, выступают не в качестве само­стоятельных создателей, как представители организаций (учрежде­ний).

Ряд документов не считая подписи удостоверяются проставлени­ем оттиска печати. Для заверения документов Слайд 47 2.3. Основные признаки документа используются гербо­вые и разные негербовые печати. Внедрение печатей для удостоверения документов определяется надлежащими ин­струкциями и руководствами [28, 44].

Если решение вопросов, изложенных в документе, заходит в компетенцию вышестоящего должностного лица либо организа­ции, то после подписания таковой документ подлежит утвержде­нию. Необходимость утверждения документов определяется соот Слайд 47 2.3. Основные признаки документа­ветствующими нормативными актами [64, 70].

Утверждение — это метод удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение деяния доку­мента на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников.

Неотклонимому утверждению подлежат последующие документы: штатное расписание, акты проверок, ревизий, приема-сдачи ма­териальных ценностей, должностные аннотации и т.п.

Утверждение документов может проводиться 3-мя способа­ми: грифом Слайд 47 2.3. Основные признаки документа утверждения, изданием соответственного распоря­дительного документа, большинством голосов.

Важным внутренним признаком документа является его юридическая и управленческая сила.

Юридическая и управленческая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологи­ей его производства и дизайна.

Из определения следует, что для приобретения документом Слайд 47 2.3. Основные признаки документа юридической и управленческой силы при его изготовлении долж­ны производиться последующие нужные требования.

Сначала это требование законности. Хоть какой документ дол­жен соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих ор­ганов и организаций; основываться на фактах и содержать конк­ретные и реальные указания либо предложения; не дублировать Слайд 47 2.3. Основные признаки документа тре­бования, находящиеся в ранее изданных документах, а при необ­ходимости иметь ссылку на их. Не считая того, на обретение доку­ментом юридической и управленческой силы влияет компетенция издавшего его органа. Компетенция того либо другого органа управления определяется на базе действующих норма­тивных актов.

Чтоб издаваемый документ заполучил Слайд 47 2.3. Основные признаки документа бесспорность, обяза­тельность для всех лиц, кому он адресован и чьи деяния в буду­щем будут основаны на его положениях, документ должен быть сделан и оформлен по определенной технологии. Несоблюде­ние при подготовке документа технологии производства и офор­мления принижает, а время от времени и стопроцентно лишает документ юри Слайд 47 2.3. Основные признаки документа­дической и управленческой силы.

Элементы дизайна документа играют важную роль в обре­тении юридической и управленческой силы, но значение их и этом вопросе различно. Так, отсутствие в документе почтового адреса организации затрудняет работу с данным документом, но не оказывает влияние на его юридическую и управленческую силу. А отсут­ствие подписи Слайд 47 2.3. Основные признаки документа должностного лица в приказе либо грифе утвержде­ния в акте делают эти документы в правовом смысле бессильны­ми.

Таким макаром, такие элементы дизайна документа, как подпись, утверждение, наличие оттиска печати, являются юри­дически важными. Их значение — в юридически важной фор­ме закрепить и довести до адресата и всех лиц, которые Слайд 47 2.3. Основные признаки документа будут работать с документом, предписания о совершении управленче­ских действий, подтвердить факты, имеющие юридическое зна­чение, удостоверить происхождение документа.

Не считая того, к юридически весомым элементам дизайна документа относятся:

· наименование организации, являющейся создателем документа;

· дата подписания, утверждения документа либо того действия,

· которое зафиксировано в документе. Дата нужна для право Слайд 47 2.3. Основные признаки документа­вой оценки отношений, возникающих, прекращающихся либо изменяющихся в связи с отражением в документе воли организа­ции, ее органа либо должностного лица. Отсутствие даты на неко­торых видах документов является основанием для признания их недействительными. Так, не имеющей юридической силы являет­ся доверенность, выданная без указания даты Слайд 47 2.3. Основные признаки документа ее совершения [49], не будет иметь управленческой силы приказ директора, если на нем отсутствует дата его отдания;

· регистрационный номер документа, являющийся гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки и доказательством официального нрава документа, его законности, отражения реального представления
организации по тому либо иному вопросу;

подпись документа — подтверждает Слайд 47 2.3. Основные признаки документа ответственность поста­вившего ее лица за содержание, изложенное в документе. Ряд до­кументов обретает юридическую силу только с момента их утвер­ждения руководящими органами либо должностными лицами организации, в компетентность которых заходит решение вопросов, изложенных в документах;

· оттиск печати — применяется для заверения подписи долж­ностного лица на неких видах документов и Слайд 47 2.3. Основные признаки документа является допол­нительным свидетельством подлинности документа, его принад­лежности к обозначенному на документе наименованию организации. Проставляется, обычно, на документах, в каких отражена информация о фактах, имевших особенное юридическое значение (о разработке, реорганизации либо ликвидации организации); удосто­веряющих право организации либо отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с Слайд 47 2.3. Основные признаки документа финансовыми средствами и вещественными ценностями (акты, поручения, гарантийные пись­ма). Такие документы обретают юридическую силу только с момен­та заверения их оттиском печати.

Юридическая сила электрического (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном русском законодательстве дву­мя методами:

1) при помощи удостоверяющего письма, составленного созда­-
телем документа на машинном носителе [36];

2) при помощи Слайд 47 2.3. Основные признаки документа электрической цифровой подписи [57].

Не считая удостоверяющего письма, чтоб владеть юридической силой, документ на машинном носителе (ДМН) должен содер­жать последующие 5 неотклонимых реквизитов [4]:

1) наименование организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКПО — Общероссийскому классифика­тору компаний и организаций;

2) местопребывание организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКАТО — Общероссийскому классифи­катору объектов административно Слайд 47 2.3. Основные признаки документа-территориального деления);

3) наименование документа — идентификационный код и наи­менование формы документа по ОКУД — Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации либо отраслевому клас­сификатору;

4) дату сотворения и время записи документа на носитель;

5) код лица, ответственного за корректность производства ДМН либо утвердившего ДМН (идентификационный код, должность и Ф.И.О Слайд 47 2.3. Основные признаки документа.).

Электрическая цифровая подпись (ЭЦП) [57, ст. 3] -- реквизит электрического документа, созданный для его защиты от подделки, приобретенный в итоге криптографического преоб­разования инфы с внедрением закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать обладателя сертификата ключа подписи, также устанавливать отсутствие преломления информа­ции в электрическом документе. Таким макаром, ЭЦП — это необ­ходимый документообразующий Слайд 47 2.3. Основные признаки документа признак и реквизит электронно­го документа, созданный для защиты электрической записи документа от подделки, приобретенный в итоге записи резуль­тата криптографического преобразования начального сообщения (проекта документа) с внедрением закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать обладателя сертификата ключа подписи, также устанавливать отсутствие преломления электрон­ной записи документа.

Электрическое сообщение, подписанное электрической цифровой Слайд 47 2.3. Основные признаки документа подписью либо другим аналогом собственноручной подписи, при­знается электрическим документом, равнозначным документу, под­писанному собственноручной подписью в случаях, если федераль­ными законами либо другими нормативными правовыми актами не устанавливается либо не предполагается требование о составле­нии такового документа на картонном носителе при одновременном соблюдении последующих 3-х критерий:

1) сертификат ключа подписи Слайд 47 2.3. Основные признаки документа, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силы (действует) на момент проверки либо на момент подписания ЭД при наличии доказательств, определяющих мо­мент подписания;

2) подлинность ЭЦП доказана;

3) ЭЦП употребляется в согласовании со сведениями, указан­ными в сертификате ключа подписи [57, ст. 4].

Сертификат ключа подписи — документ (обычный либо электрический, заверенный Слайд 47 2.3. Основные признаки документа ЭЦП), выдаваемый специальной орга­низацией (удостоверяющим центром) участникам обмена инфор­мацией для удостоверения подлинности ЭЦП. Сертификат содер­жит все сведения об критериях использования ЭЦП. ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат ключа под­писи. В среднем сертификат ключа действует менее года в связи с необходимостью повторяющейся смены ключей Слайд 47 2.3. Основные признаки документа во избежание «излома» ЭЦП. После аннулирования сертификата ключа ЭЦП сохраняет юридическую силу исключительно в том случае, если можно обосновать, что данный сертификат действовал на момент подписа­ния документа. Но в текущее время аннулированные сер­тификаты имеют временный срок хранения в удостоверяющих центрах, равный сроку исковой давности, 3 года.

Для обретения Слайд 47 2.3. Основные признаки документа документом собственного основного характеристики — юри­дической и управленческой силы — он должен отвечать следу­ющим требованиям [4], определяемым сектором действенности:

· документ не должен противоречить действующему законода­тельству, нормативным и правовым актам, также руководящим документам вышестоящих органов;

· орган, издавший данный документ, должен владеть соответ­ствующей компетенцией, определяемой ему нормативно-правовыми актами;

· документ должен Слайд 47 2.3. Основные признаки документа быть сделан и оформлен по определен­ной технологии.


skvoznaya-zadacha-kursovaya-rabota-po-buhgalterskomu-uchetu-na-temu-uchet-nematerialnih-aktivov.html
skvoznoe-dejstvie-i-scenografiya-tema-festival-bardovskoj-pesni-zelyonie-srostki.html
sl-onlajn-optimalnaya-sreda-dlya-issledovanij-reklami.html