Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов

Каждое сообщение, в том числе и документ, обладает определенными функциями.

Исследование функций позволяет:

· найти и уяснить подлинную цель сотворения сообщения
(документа) и заключенной в нем инфы;

· верно осознать роль и ценность сообщения (документа) в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

· провести более четкую систематизацию сообщений Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов (документов);

· найти и сконструировать требования к их содержанию и
форме и, как следует, отчасти — к технологии их сотворения и обработки;

· подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и частично управления.

Хоть какое сообщение (документ) многофункционально, т.е. в одном и том же сообщении (документе) всегда сразу находятся разные функции с разной степенью Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов проявления. Потому разграничить их можно только условно для удобства систематизации и анализа.

Слайд 37Так как понятия «сообщение» и «документ» неразрывно связаны с материализацией инфы, обобщающей (интегральной) функцией сообщения (документа) служит информационная. Соответствующая особенность информацион­ной функции заключается в том, что она отражает процессы, проис­ходящие в вещественном мире; она Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов присуща всем без исключе­ния сообщениям (документам) как первопричина возникновения лю­бого из их.

Информационная функция имеет сложную структуру. Она определяется такими показателями, как полнота (количество и качество инфы), объективность, достоверность, оптимальность, актуальность инфы. На информационную функ­цию влияют специфичность и методы поиска, хранения, передачи, использования инфы, также ее доступность Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов.

Все другие функции документа в принципе можно трактовать как разные составные части, подфункции конкретно информационной функции, основополагающей функции, так как они базируются на различных модификациях либо интерпретациях содержащейся в документах инфы. Но специфичность этих качеств настолько велика , что позволяет каждой из их с полным правом претендовать на статус Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов самостоятельной функции.

Аспектом систематизации функций является специфичность содержания документа, которая в свою очередь определяется потребностью в реализации той либо другой публичной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный нрав документирования явлений и беспристрастной реальности.

.

Слайд 38Главной мотивированной функцией документа является соц, так как хоть какой документ содержит социально значимую Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов информацию, т.е. информация о процессах, проходящих в обществе. Соц функция документа состоит:

· в его принадлежности к выражению интересов определенно­го общественного слоя, группы, индивида;

· запечатлении, сохранении и передаче конкретно социальной инфы, отражающей устройство и функционирование об­щества;

Рис. 2.2. Иерархическая инвариантная модель системы функций документа


· степени отражения в нем деятельности, места и роли Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов определенного человека, тех либо других соц групп данного общества на определенной ступени его развития.

Социально весомым, т.е. выполняющим определенную социальную функцию, является хоть какой документ, так как он порожден той либо другой публичной формацией. Соц информация может содержаться в документе как в готовом виде, не требующем Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее исключительно в итоге анализа при помощи внедрения особых приемов исследования.

Существование общества (поддержание устойчивого равновесия меж его слоями) обеспечивается сначала его куль­турой (многолетний системой ценностей), определяющей и упорядочивающей текущую систему ценностей (и их ценностей) в обществе на данном историческом шаге его Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов развития.

Слайд 38Потому последующая важная функция документа — культурная, где она выступает в качестве средства закрепления, сохранения и передачи культурной традиции. Документы, в каких превалирует эта функция, фиксируют и закрепляют системы цен­ностей, поведения и деятельности, традиции, способности, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе на всем историчес Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов­ком пути его развития.

Слайд 39Принятая в обществе система ценностей обеспечивается правовой функцией, которая законодательно ее оформляет и закрепляет в определенных пространственно-временных рамках (к примеру, свод законов Русской Империи, законы СССР, законы РФ, законы США). Таким макаром, правовая функция — функция закрепления и конфигурации правовых норм и правоотношений в обществе Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, отражающая и законодательно закрепляющая принятую в нем на определенном (пространственно-временном) шаге его развития систему ценностей. Она позволяет производить и закреплять правовые нормы и правила отношений человека, общества и страны в согласовании с многолетний культурной традицией, воплощенной в системе ценностей данного социума, его нравственностью и моралью. Все документы Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов по степени проявления правовой функции можно подразделить на две категории:

1) длительного проявления правовой функции - вначале ею наделенные в момент сотворения и сохраняющие ее долгое время до момента вывода данных документов из деяния;

2) краткосрочного проявления правовой функции — приобретающие ее зависимо от появившейся ситуации и дела содержания документа к установлению юридических фактов Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, и, обычно, на недолговременный просвет времени.

К первой категории относятся документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения либо прекращающие их действие, также другие документы, влекущие за собой юридические последствия: правовые акты органов гос власти (законы, указы, постановления); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, издаваемые учреждениями Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, предприятиями и организациями (приказы, распоряжения, аннотации); документы, фиксирующие договорные дела: меж государствами (пакты, договоры); меж государством и учреждением; меж учреждениями (контракт поставки); меж лицом и государством; меж лицом и учреждением (трудовое соглашение, договор); меж личными лицами (купчая, расписка). В эту категорию также входят паспорта, дипломы об образовании, свидетельства о рождении и Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов браке, справки с места работы и места жительства и оправдательные денежные документы (приемные и сдаточные акты, затратные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т.д.).

Ко 2-ой категории принадлежат любые сообщения, которые могут быть применены как подтверждение в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, арбитраже и органах управления.

В принципе хоть какое сообщение может быть подтверждением и тем временно будет наделено правовой функцией (в данном случае оно приобретает статус документа). Так, сообщение, при­знанное трибуналом в качестве вещественного подтверждения, приоб­ретает нрав юридического факта и, как следует, правовую функцию.

Слайд Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов 40Преобразование законодательно закрепленной системы ценностей на данном шаге развития общества в систему адекватных ей управляющих воздействий (предписаний), осуществляющих ее реализацию (внедрение) в текущую жизнь общества в рамках установленного правового поля. Обеспечивает Управленческая функция

С управленческой функцией документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию делают документы, предназначенные для управления и (либо) обеспечивающие Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов процесс его реализации, т.е. более значимый массив документации. К ним относятся: документы организационно-распорядитель­ного нрава (положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, предписания), также документы отчетно-информационные (справки, сводки, служебные письма, дела). Управление может быть действенным только при наличии новейшей, животрепещущей, в том числе опережающей, инфы Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Потому основное свойство документов, владеющих управленческой функцией, — их оперативный нрав.

Требование оперативности дополняется требованием оптимальности решений и других управляющих воздействии, закрепляемых документом.

Управленческие документы конвертируют требования правовых и нормативно-правовых документов в определенные управляющие предписания органам исполнительной власти и другим органам и учреждениям для Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов выполнения определенных действий в согласовании со складывающейся в обществе ситуацией в целях стабилизации функционирования и совершенствования как гос системы в целом, так и каждого члена данного общественного института и данного общества в его определенной социальной роли.

Документы, выполняющие управленческую функцию, можно систематизировать в согласовании с элементами муниципального управления (прогнозирования Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, планирования, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) либо в согласовании с функциями учреждения (общее управление, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров).

Управленческие документы отражают в специфичной форме как структуру, так и стадии и циклы управления, и оказывают суровое воздействие на процесс Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов управления. В управленческой функции документ представлен сначала в регулятивной, нормативной роли как регулятор разных сторон деятельности общества, страны, учреждения.

Слайд 41Доведение управляющих воздействий (предписаний) до субъектов социума и обеспечение их взаимодействий методом осуществле­ния информационного обмена меж ними делает коммуникативная функция. Как следует, коммуникативная функция документа Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов — это функция организации и поддержания информационного взаимодействия (обмена) меж членами общества и меж разными частями публичной и гос организа­ции. У коммуникативной функции две подфункции, что позволяет соответственно выделить две категории документов:

1) документы, направленные в одном определенном направлении: сверху вниз (т.е. от законодателя к исполнителю, от начальника к Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов подчиненному) и снизу ввысь (от исполнителя к начальнику);

2) документы обоестороннего деяния, взаимосвязанные меж собой (служебная и личная переписка, договоры и т.д.).

Слайд 42Воплощение коммуникативной функции с данной степенью достоверности, сохранности и конфиденциальности сообщений (документов) в процессе воплощения информационных взаимодействий меж субъектами социума обеспечивает функция защиты инфы. Намеренное закрепление (сохранение) инфы Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов от исчезновения (разрушения) методом ее материализации и выполнения данных требований по обеспечению ее достоверности, сохранности и конфиденциальности в целях следующего правомочного использования для обеспечения деятельности общества определяет основное содержание функции защиты инфы. Эта функция присуща всем сообщениям (документам), а не только лишь документам, содержащим информацию ограниченного доступа либо информацию, содержащую Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов государствен­ную тайну. Документам этих групп присваивают отличительные обозначения, чтоб облегчить их выделение из общего документного массива, сделать строго регламентированные условия работы с ними и тем предупредить несанкционированный доступ к содержащимся в их сведениям.

Подфункцией функции защиты инфы является архивная функция, обеспечивающая особенные условия хранение более Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов ценных для жизнедеятельности общества документов в течении длительных периодов времени.

Подфункцией архивной функции является функция исторического источника. Реализуя функцию исторического источника, документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию приобретает только часть наи­более ценных создаваемых в обществе документов и только после того, как документы Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Слайд 43Функция учета выступает в качестве нужного условия, обеспечивающего выполнение всех рассмотренных функций.

Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении сведений, связанных с хозяйственными, демографическими и хоть какими другими видами публичной, экономической и гос деятельности. На самом Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов деле учет — это нужный исходный шаг хоть какого вида деятельности вероятного в людском обществе. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы сначала разнообразные проявления деятельности государ­ства и его исполнительно-распорядительных органов. Потому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфи­ческой форме очень широкий диапазон разных сведений.

Информацию (сведения Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов), содержащуюся в документах, можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую) и многообещающую (относящуюся к будущему). Есть и другие системы систематизации инфы, а именно разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам, видам, носителям, срокам использования и т.д.

Слайд 44Хоть какой Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов документ (сообщение) всегда соединяет внутри себя одновре­менно (синтезирует) весь диапазон рассмотренных функций, часть из их находится в активном (проявленном) состоянии, а часть — в пассивном, которые при разработке определенных критериях (си­туации) могут быть проявлены. Потому многофункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-нибудь одной его функции (в акте управления преобладает управленческая Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов, но он делает и информационную, коммуникативную, соци­альную, культурную, также функцию исторического источника). К примеру, указ — информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника. Активность той либо другой функции с течением времени меняется, потому что меняется роль самого Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов документа (сообщения) в публичных отношени­ях, данной социальной системе, процессе управления. Таким об­разом, одни функции с течением времени на сто процентов исчерпываются и вытесняются другими, также беспристрастно заложенными, как и 1-ые, при разработке сообщения (документа).

Различие понятий «документ» и «сообщение» определяется различиями в мотивированной направленности, а конкретно различием доминирующих Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов (определяющих) функций. Так, определяющей функцией в понятии «документ», является сначала управленческая, социально-регулятивная функция, а в понятии «сообщение» превалирует функция коммуникативная конкретно как средства обеспечения сначала информационного обмена и взаимодей­ствия меж субъектами социума.

Слайд45По другому говоря, сообщение выступает сначала как средство обеспечения коммуникации субъектов социума, а документ Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов — как регулятор соц отношений; другие функции схожи и отличаются только степенью активности и определенным заполнением содержания, определяемым необходимостью реализации той либо другой публичной потребности.Слайд46


skverno-vi-zhivete-gospoda-sochinenie.html
skvoz-temno-krasnoe-more-vremeni-k-drevnej-troe.html
skvoznaya-programma-praktik-dlya-studentov-specialnosti-250440-mashini-i-tehnologiya-obrabotki-metallov-davleniem-pavlodar.html